Home » Email marketing » E-mail kultura – ali se ji podrejate ali pa izgubljate denar

E-mail kultura – ali se ji podrejate ali pa izgubljate denar

Za vsako stvar ali dejavnost na svetu danes obstaja neka kultura in e-mail marketing ni nikakršna izjema. Si predstavljate, da v roke dobite neko osebno pismo. Verjetno se ga boste razveselili in si za branje vzeli čas. Če pa dobite novo sporočilo v vaš poštni predal, pa se branje le-tega ponavadi zgodi tako „mimogrede“. Vendar pa takšno prebiranje elektronskih sporočil zahteva več časa kot pa se morda zdi na prvi pogled. Vsakokrat, ko sporočilo zmoti vaše trenutno delo, potrebujete povprečno štiri minute, da pridete spet nazaj in se znova zatopite v vaše delo. Če v enem delovnem dnevu dobite 15 takšnih sporočil, ste zapravili približno eno uro vašega dragocenega časa, ki bi ga lahko porabili za vašo produktivnost.

Ste si kdaj vzeli čas in opazovali branje, pisanje in shranjevanje elektronskih sporočil vaših sodelavcev. Kako si oni organizirajo delo je sicer njihova lastna odločitev, toda ker branje in pisanje elektronskih sporočil zadeva vse nas, e-mail kulture nikakor ne smemo zanemarjati. Oglejmo si primer.

Direktor skliče sestanek vodij oddelkov ter razpošlje sporočilo, v katerem zahteva odgovor v 15 minutah. Nek manager se trudi dokončati povzetek projekta do sestanka in nima prižganega poštnega odjemalca. Ker ne spiše odgovora v zahtevanem roku, sledi jeza s strani direktorja, ki med drugim zahteva da so poštni odjemalci vselej prižgani ter podeli svojim podrejenim vodjem pravico do pošiljanja t.i. urgentnih elektronskih sporočil. Ta proces hitro doseže dno piramide in prav noben izmed zaposlenih si ne upa NE odgovoriti na sporočilo ter zato prenehajo s svojim delom ter začnejo pisati odgovor takoj ko prejmejo elektronsko sporočilo.

Zadeva dobi nove razsežnosti, ko namesto sestankov začnejo krožiti sporočila med več prejemniki, da bi se tako hitreje rešila neka dilema. To vsekakor vodi do neke točke, ko stanje postane nevzdržno. Zaposleni so namesto v delo zakopani v svoj poštni odjemalec, kar pa seveda močno in vztrajno manjša produktivnost podjetja.

Obstaja pa nekaj splošnih načel e-mail kulture, ki takšno početje preprečuje:

1. Nikoli ne pošiljajte urgetnih sporočil (to so sporočila z rdečimi zastavicami ali z več klicaji v naslovu). Če imate za povedati kaj tako nujnega, stopite po hodniku do želene osebe ali pa preprosto dvignite telefon.
2. Vsi zaposleni naj si izklopijo avtomatsko osveževanje poštnega odjemalca in si ta interval osveževanja prejetih sporočil nastavijo na najmanj 90 minut. Če bo kdo imel trenutek prostega časa lahko še vedno ročno osveži poštni predal.
3. Izpraznite vašo mapo Prejeto (Inbox). Raziskave kažejo, da imajo zaposleni boljši pregled nad sporočili, če si jih sortirajo po vnaprej pripravljenih mapah v poštnem odjemalcu (po osebi, oddelku itd.)
4. Zadeve v sporočilih naj bodo naj bodo karseda specifične. Vključevanje podrobnosti v naslove sporočil bo  vašim zaposlenim v pomoč pri razvrščanju sporočil ter pri dodelitvi pomembnosti vsakega sporočila.
5. Naslovite sporočilo na tistega, ki mu je le-to res namenjeno. Vključevanje nepotrebnih prejenikov (predvsem v polje CC) bo takšnim prejemnikom le še bolj zapolnilo njihov že tako prepoln delavnik.

Nauk te zgodbe je, da če ne dobite odgovora v času, ki ste ga vi postavili, si ne začnite puliti las, pač pa se vprašajte zakaj ta oseba ni mogla pravočasno odgovoriti. Vsako na zunaj vidno nezadovoljstvo z organizacijo branja ter pisanja elektronskih sporočil vaših zaposlenih, bo na njih vršilo dodaten pritisk, ki pa kot sami dobro veste ponavadi naredi več slabega kot dobrega.

Pa veliko sreče vam želim!
Žiga Macedoni, Urednik spletnih strani

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*