Izboljšanje projektnega vodenja z uporabo ClickUp orodja

Vam načrtovanje ter vodenje projektov povzroča sive lase?

Se morda najdete v naslednjih scenarijih?

• neskončna skrb ter upravljanje email pošte,
• stalno zamujanje ali prestavljanje dogovorjenih projektnih rokov,
• razočarani in neproduktivni člani ekipe,
• nezadovoljne stranke,
• ali pa se trudite preseči pričakovanja strank, ne da bi s svojo ekipo popolnoma izgoreli?
  
  Vse našteto so klasični znaki nezadostnega vodenja delovnih/marketinških projektov.

Ne glede na to, ali ste samostojni podjetnik ali vodja marketinškega oddelka znotraj podjetja, obstaja možnost, da ste preobremenjeni in pod pritiskom, da dosežete rezultate ter cilje v kolikor nimate pravega sistema ter orodja za načrtovanje ter vodenje projektov.

Dobra novica je, da se lahko izognete vsem zgornjim neugodnim in pesimističnim scenarijem, če boste usmerili svojo pozornost k boljšemu sistemu vodenja projektov.

V tem članku bomo razčlenili vse, kar vam bo pomagalo doseči boljše upravljanje ter vodenje projektov, optimizacijo delovnega procesa ter doseganje želenih rezultatov s pomočjo metod strateškega načrtovanja ter orodja ClickUp.

Kaj pomeni upravljanje ter vodenje projektov?

Preprosto povedano, vodenje (marketinških) projektov načrtuje, nadzira in izvaja projekte, povezane z marketingom. Vodja projekta, skupine ali vodja marketinga je običajno “lastnik” tega procesa. Koraki in metodologije projektnega vodenja pa se razlikujejo glede na podjetje oziroma agencijo, ki to izvaja. Vodenje projektov običajno vključuje naslednje:

• Definirane faze projekta: Od načrtovanja do izvedbe. Ta korak temelji na vnaprej določeni časovnici projekta in proračunu, za boljše sledenje napredku projekta.
  
• Vmesni ali končni rezultati projekta: Končni rezultat je “končni izdelek”, ki ga stranka dobi na koncu projekta – ne glede na to, ali gre za posamezen blog zapis ali kaj manj oprijemljivega, kot je nova marketinška strategija.
  
• Obvladljivi sklopi nalog/operativa: To vključuje sezname opravil, opravila, manjše in večje naloge ter mejnike projekta.
  
• Poslovni kontekst/širša slika projektnih ciljev: to lahko vključuje spremembo blagovne znamke ali vsebinski marketing.
  
• Rešitev za upravljanje projektov: programska oprema ali orodje za upravljanje projektov je digitalni delovni prostor, ki se uporablja za upravljanje projektov ali njihovo vodenje. Ekipam omogoča, da poenostavijo procese, učinkovito sodelujejo in so bolj produktivni.

V idealnem primeru lahko orodje oziroma proces za vodenje projektov uporabite za katere koli marketinške dejavnosti ali kampanje, kot so plačilo na klik (PPC), e-mail marketing, SEO optimizacijo, vsebinski ter produktni marketing in podobno.

Ali pa, da razdelite delo med različne marketinške vloge: grafične oblikovalce, tekstopisce, stratege itd.

Zakaj je vodenje projektov nujno za podjetja

Pregledno načrtovanje in izvedba projekta (skupaj z dodeljenimi deležniki, merljivimi mejniki in načinom prepoznavanja ovir) je edini način, s katerim lahko (marketinške) ekipe nadzorujejo rezultat. Projektno vodenje je proces, ki ga lahko uporabijo vsi vpleteni, da ostanejo pri svojih nalogah ter zadolžitvah.

Zagotavlja tudi neprecenljivo obliko za izmenjavo informacij, sodelovanje in odpravljanje ovir pri samem delu.

V kolikor je upravljanje projektov pravilno zastavljeno, le-to omogoča projektnim skupinam, da svoje delo dokončajo pravočasno in v okviru proračuna. Brez močnega sistema ter orodij za načrtovanje in upravljanje projektov, se lahko projekti zlahka zataknejo, člani skupine izgubijo fokus in pomembne informacije lahko padejo v vodo.

Kaj točno počne vodja marketinških projektov?

Vloga vodje marketinških projektov je dinamična. Nosijo več klobukov, odvisno od potreb dneva ali ciljev projekta. Uspešni vodje projektov so raziskovalci, komunikatorji in strokovnjaki za marketing z vsakodnevnimi nalogami, ki se razlikujejo od ekipe do ekipe. Vendar obstaja nekaj prednostnih nalog, ki jih večina vodij marketinških projektov običajno opravi:

Opredelitev projektnih ciljev

Zaradi odgovornosti in zagotavljanja, da se cilji dejansko dosežejo, so marketinški projekti vezani na projektne metrike in KPI-je, ki jih opiše vodja projektov. To lahko vključuje:

• Konverzije,
• nove stranke,
• prodaja in prihodki,
• promet,
• število in stanje naročnikov na e-novice,
• stopnja angažiranosti (všečki, komentarji in interakcije na družbenih omrežjih).

Raziskovanje najboljših praks in taktik za kampanje

Ko gre za vodenje marketinških projektov, je vključenih neskončno število spremenljivk. Projektni vodje zajezijo kaos z določitvijo obsega dela in proračuna projekta. To vpliva na podrobnosti v zvezi s taktiko, trajanjem in orodji, potrebnimi za uresničitev projekta.

Primeri realnih vprašanj pri načrtovanju projekta: kako dolgo bo trajala kampanja? Koliko piscev je vključenih? Kakšne so posebnosti rezultatov v smislu SEO optimizacije in celotnega življenjskega cikla projekta?

Vodje projektov lahko odgovorijo na vsako poizvedbo na podlagi razpoložljivih virov in pogovorov z deležniki. Zaradi orodij za projektno delo, natančno vedo, koliko dela je dodeljenega celotni ekipi, kaj je dodeljeno posameznemu članu ekipe in kje se vsak trenutno nahaja na projektni časovnici.

Organiziranje ljudi in sledenje napredku projekta

Razstavljanje projekta na obvladljive in smiselne dele je eden največjih izzivov za upravitelje projektov ter vsebin. Vodje projektov morajo biti proaktivni in pozorni, da vzdržujejo urnik projekta. Pogosto so tudi vmesni povezovalni člen med strankami, C-nivojem zaposlenih in člani marketinške ekipe, da zagotovijo nemoten potek projektov. To vključuje:

• Dajanje navodil članom projekta,
• določitev rokov za dosego določenih mejnikov,
• komuniciranje s sodelavci in deležniki,
• postavljanje ciljev za vse našteto.

Nadzor nad projekti, ko so v teku

Vodje projektov morajo biti natančni glede izpolnjevanja projektnih rokov v okviru proračuna. Prav tako morajo upravljati s pričakovanji stranke/naročnika. Sestanki, prijave in povzetki napredka predstavljajo pomemben del sledljivosti uspešnosti projekta.

Vodenje projektov – orodja in metode

Tekoč in voden potek dela poskrbi, da so vsi vpleteni produktivni in dosegajo dogovorjene mejnike. S svojimi vizualnimi tablami in grafikoni orodja za projektno vodenje ohranjajo pregled dogajanja ter napredek. Tudi če obstajajo ozka grla, jih je lažje opaziti in rešiti, preden nastanejo velike težave. To preprečuje, da bi se člani ekipe zadrževali pri reševanju ovir ter zapravljali čas, kjer ni potrebno.

Raziščimo dve pomembni metodologiji sistemskega načrtovanja: slap (angl. waterfall) in agilna metoda.

Ne gre za to, da je ena metoda boljša od druge, ker niso vsi projekti primerni za agilen pristop in niso vsi projekti primerni za metodo slap. Nekateri projekti so lahko predvidljivi in ​​rutinski, drugi pa tvegani in dodelani. Če natančno upoštevate velikost in zahtevnost projekta, boste prihranili čas in denar.

Slap metoda

Metoda slap je predvidljiv, strog in linearen proces. Naloge so soodvisne in se izvajajo zaporedno. Logični tok se začne na vrhu in se pomika proti dnu ter na poti dosega kritične faze. Pri slapu se nova faza ne more začeti, dokler ni končana prejšnja.

Značilnosti metode slap:

• Visoka raven vodenja/upravljanje projektov,
• skrbno načrtovanje vsakega koraka, da nič ni prepuščeno naključju,
• celovita dokumentacija,
• pričakovanja deležnikov in uporabnikov so podprta s podrobnim načrtovanjem in dokumentacijo,
• jasna revizijska sled za upravljanje znanja.

Pomanjkljivosti metode slap:

• Manj prostora za napake,
• spremembe so problematične in drage,
• težko je delati napovedi,
• potencialno dolgi roki.

Agilna metoda

Agilen pristop je naraven. Za razliko od metode slap, ki vnaprej zaklene zahteve in naloge, pa agilna metoda daje prednost odzivom na spremembe kot tistemu, kar piše v načrtu projekta.

Obstajata dva priljubljena “razvojna okvira” agilne metode/marketinga: SCRUM in Kanban.

Scrum

Scrum je “razvojni okvir” namenjen hitrosti, saj projekti trajajo od enega do štirih tednov.

Tesno povezanim marketinškim ekipam so med šprintom dodeljene naloge, ki jih je mogoče preprosto porabiti in izvesti – kratek, časovno omejen interval za dokončanje določene količine dela.

Kanban

Kanban se osredotoča se na vizualizacijo poteka dela, s poudarkom na vmesnih rezultatih ter usklajenemu delu vpletenih. Na tabli Kanban se kartice z opravili povlečejo iz enega statusnega stolpca v drugega. Je ohlapno strukturiran in omogoča stalne izboljšave brez velikih sprememb.

Omeniti velja, da agilna metoda zahteva dodatno raven razvojnega usposabljanja, da bi dosegli hitre odzivne čase in zmanjšali tveganja. Če ne bo časa za usposabljanje ekip (zlasti oddaljenih) za razumevanje obsega in poteka dela, bo prišlo do motenj pri projektu.

Če želite vizualizirati svoje agilne projekte z uporabo ogrodja Kanban, začnite s pogledom Board v ClickUp tukaj!

10 korakov do uspešnih marketinških projektov

Načrtovanje prihodnosti je razburljivo, a tudi stresno. Ne boste videli rezultatov, če marketinška strategija ne podpira vašega dolgoročnega marketinškega načrta.

Marketinški načrt vsebuje taktične korake za izvedbo strategije. Opisuje, kaj, kdaj in kako boste izvajali strategijo. Strategija je razlog za marketinška prizadevanja podjetij in kako bodo marketinški cilji dosegli poslovne cilje. Štirje P-ji marketinškega koncepta:

1. Product/Izdelek: Kaj prodajate (digitalni ali fizični izdelki/storitve)
2. Price/Cena: koliko zaračunate in vpliv tega, kako potencialni kupci vidijo vašo blagovno znamko (pozicioniranje)
3. Place/Kraj: Kje promovirate svoj izdelek/storitev, da idealne stranke najdejo informacije o vas in vaši panogi
4. Promotion/Promocija: Katere strategije uporabljate, da stranke izvedo za vas.

V nadaljevanju sledi podrobnejši opis, kako načrtovati zdrave in uspešne marketinške projekte.

1. Predstavite rezultate, vire, časovnice, proračune, KPI (ključni kazalniki uspešnosti)

Predstavljajte si sledeči scenarij: ste vodja marketinškega projekta, ki ima nalogo voditi zagon kampanje za krepitev prepoznavnosti blagovne znamke. Obseg vašega projekta bi vključeval:

• Cilji projekta: doseči 30-odstotno povečanje učinka blagovne znamke (KPI),
• rezultati projekta: 15 izobraževalnih video kolutov o izdelku, vsak od 30 sekund do minute; distribuirajo se na Instagramu in usmerjajo promet na pristajalne strani izdelkov,
• projektni viri: vsebinske, ustvarjalne ekipe; programska oprema za upravljanje marketinških projektov,
• časovnica projekta: končna kreativna sredstva do 1. oktobra, zagon kampanje 8. oktober,
• proračun projekta: 10.000 EUR (za programsko video opremo, potrebni izvajalci).

2. Zberite podatke in prispevke deležnikov in skupin

Pogovorite se z zainteresiranimi stranmi ali deležniki, ki delajo na projektu, da zberete mnenja, vpoglede in pomembne informacije, potrebne za dokončanje naloge.

Pridobite ocene o tem, koliko časa in truda je predvideno za vsako opravljeno delo/korak, tako boste videli tudi potencialne prepreke ali izzive.

3. Vključite raziskavo

Raziskovanje je bistvo vsakega marketinškega projekta. Ali obstaja kakšna raziskava, ki bi lahko veljala za ta projekt?

Glede na primer obsega projekta, ki smo ga uporabili zgoraj, so to potrebne informacije za produktivne pogovore o projektu.

4. Sestavite naloge in mejnike

Na tej točki imate obseg projekta, input deležnikov in raziskave. Čas je, da dodelite naloge s pomočjo orodja kot je ClickUp za upravljanje marketinških projektov.

Se spomnite časovnih ocen, ki ste jih zbrali prej? Prepričajte se, da jih vključite v naloge, da bodo lahko člani ekipe videli svoje dnevne naloge in se prilagodili, če jih je veliko. Njihov delovni teden mora biti obvladljiv in realen.

5. Pripravite ekipo

Bistvenega pomena je organizirati začetni sestanek, na katerem lahko slišimo vsa vprašanja ali pomisleke neposredno od članov ekipe, potem ko so imele priložnost oceniti svoje naloge.

To je tudi odlična priložnost za takojšnjo odstranitev bremen/nalog, ki bi jih lahko ekipa občutila. Po sestanku pošljite povzetek ključnih točk razprave in zaključkov.

6. Izvedite pregled dela ekipe in mnenja

Uporabite koledar za preglede opravljenega dela ekipe. Kot vodja marketinškega projekta se morate zavedati stanja ekipe in projekta. Pogostost pregledov je odvisna od časovnice projekta in zmogljivosti ekipe.

7. Spremljajte napredek z nadzorno ploščo projekta

Nadzorne plošče uporabljajo deležniki, stranke in projektna skupina za spremljanje napredka.

Deležniki/partnerji in stranke potrebujejo pregled na visoki ravni, medtem ko projektna skupina potrebuje tisti del funkcij nadzorne plošče, ki razčlenjuje dele projekta.

8. Dokumentacija za upravljanje projektov

Čestitke! Na tej točki ste z ekipo uspeli doseči cilje projekta, zato je čas, da vse obvestite in pregledate končni izdelek. Poskrbite, da so končni rezultati zaviti ter datoteke arhivirani ali izbrisani in da so vse odprte naloge označene kot zaključene v orodju za upravljanje projektov.

9. Opravite refleksijo pri vodenju projektov

Ta korak je pogosto spregledan, ker je na obzorju že nova marketinška kampanja in “ni časa” za pregled opravljenega dela. Takojšnji razmislek o zmagah in netočnostih projekta je odlična priložnost za učenje vodje marketinških projektov, da optimizirajo procese za prihodnje projekte.

Če članom vaše ekipe ni prijetno, da bi opravili sestanek v živo ter razmislili o projektu (ali če preprosto ni dovolj časa), je najlažji način za zbiranje teh podatkov pošiljanje digitalnega obrazca.

Tukaj so vprašanja, ki jih morate upoštevati pri organiziranju obrazca:

• Če bi lahko spremenili del procesa, kaj bi to bilo?
• Ali je naša marketinška analiza identificirala komponente, ki smo jih morali ustvariti na začetku?
• Ali naše orodje za vodenje projektov pomaga ali ovira vašo produktivnost?
• Kaj je bil edini frustrirajoči dogodek?
• Ali ste prejeli informacije in vire za opravljanje svojih nalog?
• Kateri del projekta je bil najbolj uspešen?
• Ali so pregledi opravljenega dela škodili ali pomagali vašemu delovnemu procesu?
• Ste ponosni na svoje končane rezultate?

10. Praznujte zaključek projektov

Praznovanje uspešnega zaključka projekta je pomembno, ker priznava trud ekipe, krepi moralo, ustvarja pozitivno kulturo, pomaga pri učenju iz uspehov in neuspehov ter gradi odnose.

To je način priznavanja trdega dela in truda vloženega v projekt, ter izraz hvaležnosti za delo ekipe.

Kako marketinške ekipe uporabljajo orodje za vodenje projektov

Vsaka marketinška ekipa ima drugačen cilj ter strateško vlogo znotraj podjetja ter projekta. Preden se zavežete marketinški kampanji, spoznajte, katere informacije, vire in projektna orodja potrebuje vsaka marketinška ekipa, da bo uspešna.

Z dobro komunikacijo, hitrim odločanjem, jasno zastavljenimi cilji … ste že na dobri poti do uspeha!

Optimizacija iskalnikov ali SEO

Strokovnjaki za SEO dosledno izvajajo strategije in lajšajo delovne procese za SEO za dosego rezultatov. Gradnja povratnih povezav, povečanje organskega prometa in iskanje ključnih besed poleg vpogledov v podatke se slišijo kot recept za preobremenitev.

Uporabljajo interaktivne nadzorne plošče s podatki v realnem času. Dosledno in avtomatizirano poročanje varuje njihov čas ter opravljeno delo.

Grafično oblikovanje

Preprosta, a zmogljiva funkcija za upravljanje projektov, ki prihrani čas in prostor v mapi »Prejeto«, je digitalni obrazec (angl. digital request) za zahteve.

Ti obrazci odpravljajo ugibanja in poskrbijo za povratne informacije med grafičnim oblikovalcem in naročnikom. S postavljanjem pravih vprašanj in razumevanjem konteksta želenih ciljev, lahko grafični oblikovalci osredotočijo svoj čas in energijo na dejansko delo.

Vsebinski marketing

Strokovnjaki za vsebinski marketing so pogosto naključni vodje projektov« v sočasnih kampanjah. Tipična situacija, v kateri se radi znajdejo, je, da porabijo veliko časa za administrativna opravila.

Funkcije ClickUp, ki jih morate imeti za vsako vrsto marketinške organizacije

Orodje ClickUp je brezplačna rešitev za upravljanje projektov, ki ekipi omogoča pametnejše sodelovanje in združitev vsega dela v eno orodje. Ne glede na to, ali ste začetnik v aplikacijah za vodenje projektov ali izkušeni uporabnik, se lahko delovanje ClickUpa razširi na poljubno velikost ekipe – na daljavo ali v pisarni – za najboljšo produktivnost vseh vpletenih.

Razumemo, da ima vaša ekipa različne vrste naborov spretnosti, osebnosti in delovnih tokov. V ClickUpu lahko zato vsak član prilagodi svoje poglede in naloge, kakor koli jih potrebuje, hkrati pa si prizadeva za iste cilje projekta kot vsi ostali.

Tukaj so funkcije ClickUp za vsako vrsto marketinške organizacije:

Funkcije “Team collaboration” za marketinške agencije

• Dovoljenja za goste za timsko sodelovanje z vašimi izvajalci in zunanjimi strankami
• Marketinške predloge v centru za predloge ClickUp za poenostavitev delovnih tokov
• E-pošta v ClickUp za preklop med pošiljanjem komentarja sodelavcem in pošiljanjem e-pošte komur koli zunaj vašega delovnega prostora

Funkcije “Task management” za in-house marketinško ekipo

• Pogledi za smiseln pogled na projekte, naloge, podnaloge in njihove edinstvene značilnosti
• Nadzorne plošče za ogled podatkov in dejavnosti poleg ciljev v vseh ekipah
• Ocene časa in sledenje časa za dodeljevanje virov in zaračunavanje

Funkcije “Time management” za samostojne podjetnike

• Avtomatizacija za “onboarding” strank in ekipe, dodeljevanje nalog, posodabljanje statusov in drugo
• Funkcija sledenja časa porabljenega za določene naloge, in spremljanje plačljivih ur
• Nastavitev ponavljajočih se (administrativnih) opravil

Boljše vodenje projektov: ključ do uspeha

Za vodje projektov je to zahtevna vloga, a če je proces dela dobro zastavljen, vodi do neverjetnega poslovnega uspeha. Dobra novica je, da če uporabljate orodje kot je ClickUp za načrtovanje in vodenje svojih (marketinških) projektov, je večina dela opravljena namesto vas.

Projektne predloge je mogoče popolnoma prilagoditi, ter enostavno spremeniti, da ustrezajo vašim potrebam. Če upravljate projekte, ki so edinstveni za vaše podjetje, lahko ustvarite tudi lastne predloge “iz nule”.

Prejeli ste vse informacije, ki jih potrebujete za odlično vodenje projektov in zdaj je odvisno od vas, ali jih boste tudi implementirali.

V kolikor potrebujete pomoč ali nasvet, kako najbolje postaviti sistem dela za marketinške aktivnosti nam pišite na oglasevanje@spletnik.si. Odlično zastavljen proces dela je namreč izhodišče za dosego želenih ciljev!

Uspešno!

Vaš Spletnik